Povinnost mít v místě pracoviště zaměstnanců kopie dokladů prokazujících existenci pracovněprávního vztahu zakotvuje ustanovení § 136 zákona č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o zaměstnanosti“).
Jedná se o administrativní povinnost, o jejíž existenci dodnes někteří zaměstnavatelé nevědí a která často vyvolává značnou nelibost z důvodu určitých praktických těžkostí, které jsou s realizací této povinnosti mnohdy spojeny.
Ustanovení § 136 zákona o zaměstnanosti bylo do tohoto zákona vloženo s účinností od 5. 1. 2012, přičemž s účinností od 1. 1. 2015 bylo dále upřesněno a doplněno. Účelem tohoto ustanovení zákona je zefektivnit kontroly zaměstnavatelů, zejména kontroly zaměřené na potírání nelegálního zaměstnávání. Snahou zákonodárce je zamezit situacím, kdy zaměstnavatelé dodatečně vyhotovují a antedatují pracovní smlouvy nebo dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr (tj. dohody o provedení práce a dohody o pracovní činnosti), které ve skutečnosti nebyly do zahájení kontroly uzavřené, resp. písemně vyhotovené.
Především je třeba zdůraznit, že osobou, která je povinna zajistit uložení kopie příslušných dokladů na pracovišti, resp. na pracovištích, je zaměstnavatel. V žádném případě nelze povinnost přenášet na zaměstnance. Zaměstnavatel se této povinnosti tedy nemůže zbavit tím, že např. poučí své zaměstnance, aby kopie smluv a dohod měli vždy při sobě.
Doklady prokazující existenci pracovněprávních vztahů jsou, jak bylo uvedeno výše, pracovní smlouvy, dohody o provedení práce a dohody o pracovní činnosti.
Pracovištěm se pak rozumí nejen sídlo či provozovna zaměstnavatele, ale jakékoli jiné místo či prostory, v nichž zaměstnavatel provozuje svou činnost prostřednictvím svých zaměstnanců (staveniště, dopravní prostředky zaměstnavatelů poskytujících přepravní služby atd.).
Ustanovení § 136 zákona o zaměstnanosti výslovně nestanovuje formu, resp. způsob uložení příslušných dokladů prokazujících existenci pracovněprávních vztahů na pracovišti. V této věci byla orgány inspekce práce pro účely provádě ných kontrol vytvořena metodika, podle které by zaměstnavatel měl zpravidla zajistit kopie příslušných odkladů v listinné podobě. Pouze v případě zvláštních okolností (velký počet pracovišť s malým počtem zaměstnanců, zvláštní povaha činnosti zaměstnavatele) je možné předložení kopií dokladů v elektronické podobě, např. na CD či USB disku. Je nutno dodat, že kopií dokladu je myšlena prostá neověřená kopie.
Kopie dokladů, ať už v listinné či elektronické podobě, by měly být na pracovišti nebo v jeho bezprostřední blízkosti uloženy tak, aby byly po dobu provádění kontroly na místě k dispozici kontrolním pracovníkům, nikoli např. v uzamčené zásuvce, od které nikdo nemá klíč, nebo u účetní na druhém konci města. Vždy záleží na konkrétních okolnostech, přičemž (ne)splnění povinnosti posuzují kontrolní pracovníci na místě kontroly.
Z povinnosti dle § 136 zákona o zaměstnanosti jsou vyjmuti ti zaměstnanci, vůči kterým zaměstnavatel splnil povinnost oznámit okresní správě sociálního zabezpečení jejich nástup do zaměstnání, které jim založilo účast na nemocenském pojištění. Tato výjimka se tedy bude týkat především zaměstnanců v pracovním poměru, ale dle výše dosahovaných příjmů též některých zaměstnanců pracujících na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr.
Za účelem ověřování, zda jsou zaměstnanci přihlášeni k nemocenskému pojištění, mají orgány inspekce práce, tj. Státní úřad inspekce práce a oblastní inspektoráty práce, právo získávat od České správy sociálního zabezpečení způsobem umožňujícím dálkový přístup údaje vedené v registru pojištěnců, zejména údaje o vzniku a zániku účasti na pojištění. Inspektoři jsou tak zpravidla schopni tuto skutečnost ověřit bezprostředně po zahájení kontroly.
Za nesplnění povinnosti dle § 136 zákona o zaměstnanosti jsou orgány inspekce práce oprávněny podle zákona č. 251/2005 Sb., o inspekci práce, ve znění pozdějších předpisů, uložit zaměstnavateli pokutu až do výše 500.000,- Kč.
